miércoles, 26 de junio de 2013

Organización en la empresa: El método Lean "5S" (1ª parte)

La organización es primordial para el buen devenir de nuestro negocio. Esto es sabido por todos. Las ventajas de disponer de un lugar de trabajo organizado, ordenado y limpio son evidentes. Se consigue un mejor entorno laboral repercutiendo directa y positivamente en la productividad y rentabilidad de nuestro negocio.

Corría el año 1960 cuando en Toyota crearon un método basado en cinco principios simples, con el objetivo de mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. Un método con el que se conseguiría mejorar las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, la motivación de los trabajadores y la eficiencia. Se trata del método Lean 5S.

Este método ha tenido una amplia difusión por su rotundo éxito, siendo utilizados por organizaciones de todo tipo como hospitales, empresas industriales, centros educativos, empresas de servicios... Su nombre responde a la inicial de las cinco palabras japonesas en las que se basa:

- “Sein”, despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil.
- “Seiton”, ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio.
- “Seiso”, recuperar, limpiar. Reparar lo que no esta bien.
- “Seiketsu”, normalizar, mantener. Establecer los procesos.
- “Shitsuke”, disciplina, respetar las reglas. Actuar sistemáticamente respetando los criterios establecidos.

Etapas
Aunque son sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a toda el personal, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada. Se basa en aplicar los cinco conceptos:

Seleccionar (sein): separar lo útil de lo inútil.
Identificar los elementos necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:
  • Se elimina (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año.
  • De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el depósito).
  • De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario).
  • De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
  • De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
Ordenar (seiton): colocar lo útil en su sitio.
Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. “Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

En la segunda parte de este interesante método veremos las tres fases restantes y los beneficios y como repercute positivamente aplicar este método en nuestra empresa.